税理士事務所の導入事例

導入前の悩み事

導入前の悩み事

業務上、顧客データの管理やセキュリティが非常に重要なのですが、具体的にどのように管理したら良いか悩んでいました。
ファイルサーバーやNASという製品があるのは知っていましたが、ITに詳しい人間が事務所にいないので、管理できるかわからず導入していませんでした。

予算消化の為、複合機と電話機入替の設備投資をしたのですが、その際に贔屓にしている事務機器販売店に相談したところ、Restec Security Systemの紹介をいただきました。

導入前の決め手となった機能

何と言ってもファイル共有「みんなでファイル」とアクセスログ「ファイルパトロール」です。
顧客データの管理がRestec Security System 1台で完結するのが決め手でした。

みんなでファイル

担当顧客ごとにプロジェクトメンバー数人でチームを組むのですが、そのメンバーだけがアクセス可能なフォルダが作成できるのがとても便利です。
プロジェクトメンバーに変更があった際も、管理画面から直感的に操作できるのでITに詳しい人間でなくてもすぐ対応できました。

みんなでファイル

ファイルパトロール

「みんなでファイル」の権限設定をしっかりと行っているので、顧客から情報管理のクレームが起きたことはありませんが、有事の際にアクセスログが確認できるのは証跡として大切なことです。
税理士という職業上、顧客データの管理は非常に重要ですので。

ファイルパトロール

PCデータ安心バックアップ

これまでPCが故障した経験がないので、バックアップの必要性を考えたことはありませんでしたが、「顧客から会計情報を預かる以上、『PCが壊れてデータが消えたので期日までに作業が間に合いません。』という事が起きたら信用を失ってしまうのでは?」と提案され、確かにそうだと気づきを得ました。

バックアップの大切さに気づいたので、オプションの「毎日バックアップ」も付けることにしました。

PCデータ安心バックアップ

導入の感想

自宅は事務所から歩いて10分程度の所にあり特に不便は感じておりませんでしたが、どこでもオフィス(VPN)機能を使ったら、自宅でも事務所内のデータを編集出来るので、今では、休日ちょっとした内容であれば自宅で行い、5月など忙しく集中して早く業務を終えたい時は事務所に行って業務を行うといった使い分けをしています。

セキュリティを保ったまま外部からアクセスできるのは、使ってみて非常に便利ですね。
VPN経由でアクセスしても、しっかりと「ファイルパトロール」でログが確認できるのでセキュリティ面でも安心して利用できます。