図面データや写真データの保管方法に困っていました。
USBの外付けHDDにデータを保管していましたが、都度HDDを接続する必要があることや、HDDを接続したPCでしかデータを確認できず、効率が非常に悪くなっていました。

また、業務上、取引先に図面データや現場写真を送ることが多いのですが、容量が大きくなるとメールに添付できず、USBメモリやCD-Rにデータを入れて送付していました。
先方に届くまで時間がかかり、急ぎの場合にはバイク便を利用することもあったためコストが大きくなっていました。

みんなでファイル

全体の共有だけでなく、部署ごとや個人ごとに専用のフォルダを作成できるのが便利ですね。
会計データは一般社員には見せたくないですし、各社員の人事査定は誰でも接続できるUSB HDDには置けないですから。

社外データ共有(FTP)

各取引先ごとにIDとパスワードを決めてデータを共有できるのが便利です。
双方向でデータのやりとりができるので、先方からもデータ送付コストが削減できたと喜ばれています。
遠方だと往復1週間近くかかっていたデータのやりとりが一瞬でできるので、案件の対応スピードが格段に向上しました。

どこでもオフィス(VPN)

外出先からでも共有データにアクセスできるのはとても助かります。
急に資料が必要になることもありますし、PCにデータを入れるためだけに事務所へ戻る時間や交通費も積み重ねると負担になります。