オンラインで大きなファイル、重いデータの受け渡しをしたいというときに便利な「ファイル転送サービス」。しかし、ビジネスに関わるデータを送るとなると、サービスのセキュリティが気になるという人も多いのではないでしょうか。はたしてファイル転送サービスは安全なのか、サービスの選び方やサービス利用時の注意点などと併せて解説します。

ファイル転送サービスとは

ファイル転送サービスとは、メールに添付して送信できないような大容量ファイルを送りたいときに、ファイルを転送してくれるサービスです。

利用者が転送サービス会社のサーバーに送りたいファイルをアップロードし、発行されたダウンロードURLを送りたい相手に伝えると、受け取り側がそのURLを使ってファイルをダウンロードすることができる、というのが大まかな仕組みです。

日本でファイル転送サービスが使われるようになったのは2000年前後からです。メールには送受信できるファイルに容量の制限があるため、それを超えるファイルの受け渡しができる方法としてこのサービスが普及しました。当初は無料のサービスが多く利用されていましたが、やがて企業が安心して使える有料サービスも登場し、ビジネスでも活用されるようになりました。

ファイル転送サービスは安全？

多くのファイル転送サービスにはセキュリティ対策が施されています。しかし、無料サービスの中には必ずしもそれが十分とはいえないものもあります。数年前には、実際に無料のファイル転送サービスのサーバーが不正アクセスを受け、利用者のメールアドレスやログインパスワードなどが大量に漏えいした事件も起きました。

セキュリティ面が気になる、ビジネスで使いたいのでセキュリティリスクを回避したいという場合は、有料のファイル転送サービスを利用するのが適切な選択となるでしょう。中には大容量ファイルを送るという目的よりも、高セキュリティを保った状態で安全にデータを送ることを主目的として有料ファイル転送サービスを利用している企業もあります。

安全なファイル転送サービスを選ぶためのポイント

現在、ファイル転送サービスにはさまざまな機能を備えたものが現れています。有料のサービスを中心に、安全な転送サービスを選ぶためのポイントを紹介します。

大容量ファイル対応

ファイル転送サービスには数100MB、中には数100GBの大容量ファイルを送信することができるサービスがあります。自社ではどれくらいのサイズのファイルをよく送るのかを確かめて、そのファイル容量に対応しているサービスを選ぶ必要があります。

セキュリティ対策

どのようなセキュリティ機能が備わっているのかも必ず確認しておくべきポイントです。有料サービスでは多くの場合、ファイルの受け渡し時にパスワードが生成され、受信者がファイルをダウンロードする際はそのパスワードを入力する必要がある、といった仕組みが用意されています。

さらにダウンロード回数やダウンロード期間が設定でき、ダウンロードされたら通知が届く機能、アクセスログ管理などの機能があるかどうかも要確認です。

誤送信防止

ファイル転送サービスを利用していて発生すると困るのがメールの誤送信です。ビジネスで使用する場合は、間違った相手に重要なデータを送ってしまえば大きなトラブルにも発展しかねません。これもセキュリティ対策のひとつですが、有料サービスでは送信先やファイル内容をチェックボタンで確認し、「送信確定」をクリックするまでメールが送信されないなどの誤送信防止機能が搭載されていることがあるので、この点も確認しましょう。

操作性・利便性

ファイル転送サービスでは送信者がブラウザなどを使ってファイル転送用のサイトにアクセスし、ログインしてファイルをアップロード、生成されたURLを受信者に送る、といった操作が必要になります。それほど難しい操作ではないかもしれませんが、業務中に頻繁にデータを送るという場合には、もっと簡単にこれらの操作ができると便利です。

有料サービスの中には通常のメールと同じようにファイルを添付して送ると自動的にファイルが分離されてサーバーにアップされる、といった操作方法が可能なものもあります。簡単に使えて確実に届く工夫がされていれば利便性がアップし、業務スピードも上がるでしょう。

ファイル転送サービス利用時の注意点

ここまで述べてきたように、ファイル転送サービスを利用するときはセキュリティについて十分な注意を払うことが非常に重要です。重要なデータを受け渡すときは、無料のファイル転送サービスは利用しないほうが無難でしょう。無料ファイル転送サービスは、利用時にサイトやメールに広告が表示されることも多いので、もともとビジネス用途には向かないという側面もあります。

また、有料のファイル転送サービスを使っていても、送信時・受信時に自社でもウイルスチェックができるようウイルス対策ソフトを導入することが必要です。誤送信に関しては送信先をしっかりとチェックするだけではなく、送るファイルの内容にも間違いがないか確認する習慣を付けておきましょう。

ファイル転送サービスをビジネスで利用するときは、セキュリティを重視してサービスを選ぶことに加えて、自社内でも安全を確保するためのマニュアルなどを用意しておくとよいでしょう。また、操作が簡単なサービスを選ぶこともヒューマンエラー対策になります。

安全性の高い法人向けの有料ファイル転送サービス「メールdeファイル」について詳しく知りたい方は、こちらもぜひご覧ください。