ファイル転送サービスのメリット・デメリット

投稿日：2021年05月21日

ファイルを安全にオンラインで送ることができる「ファイル転送サービス」。メールにファイルを添付して送る場合や物理メディアにファイルを収めて渡す場合と比べて、どのようなメリットやデメリットが有るのでしょうか。ファイル転送サービスの利便性や危険性について、わかりやすく解説します。

ファイル転送サービスとは

ファイル転送サービスとは、メールに添付して送るにはサイズが大きすぎるような大容量のファイル（データ）を簡単に送受信できるようにするサービスです。

このファイル転送サービスには、無料のものと有料のものがあります。無料のファイル転送サービスの場合は、送信者がブラウザでサービス用のWebサイトにアクセスし、送りたいファイルをアップロードするとダウンロード用のURLが発行され、そのURLを受信者にメールなどで教えてダウンロードしてもらう、というのが利用時の一般的な流れになります。

有料の転送サービスではもっと洗練された仕組みが作られています。「メールdeファイル」の場合であれば、Webブラウザからメールdeファイルにログインし、フォーマットにメールの内容を記入し大容量ファイルをアップロードするだけで、送り先にはダウンロードURLとパスワードがメール送信されます。さらに一定のサイズまでのファイルの場合は、いつも使っているメールに添付して送信するだけで、自動的に添付ファイルを分離してサーバーにアップロードします。発行されたダウンロードURLを記載したメールも自動で送信され、受信者はそのURLリンクをクリックしてサイトにアクセス、指定されたパスワードを入力すればファイルをダウンロードできる、という流れになっています。

ファイル転送サービスのメリット

では、ファイル転送サービスを利用するメリットを見てみましょう。以下の3点が挙げられます。

大容量ファイルをオンラインで送れる

USBメモリなどの物理メディアを使って共有する場合は、手渡しや郵送などに時間と手間がかかります。その上、物理メディアは紛失や破損のリスクがあるといえるでしょう。

また、同じオンラインで送る方法として、メールに添付するというものがありますが、大容量のファイルは送信・受信に時間がかかるというデメリットがあります。

ファイル転送サービスでは、大容量ファイルの送信はメインともいえる機能であり、有料サービスであれば100MB以上の大容量ファイルを送信できることが一般的です。高画質・大量の画像データや動画データでも共有することが可能です。

セキュリティ強度を高められる

法人向け有料サービスなど強固なセキュリティ対策が施されたファイル転送サービスを利用すれば、ファイルを安全に送信することができます。サーバーへの不正アクセスの防止対策、受信者がファイルを受け取る際にパスワードを入力する仕組みや、ダウンロード期間・回数を制限する機能、ダウンロード履歴を管理する機能などがそれです。

法人向けファイル転送サービスを利用している企業の中には、大容量ファイルを送りたいというより、むしろ機密データなどの重要なファイルを共有するためにこのサービスを活用しているケースも見られます。

ファイル転送サービスのデメリット

一方、デメリットはどうでしょうか。

無料で利用できるファイル転送サービスの場合は、どうしても情報漏えいなどのセキュリティリスクに不安が残ります。中にはダウンロード履歴が残らない、ダウンロード通知機能がないなどの問題があるサービスも存在します。これらの機能がないと受信側がいつファイルをダウンロードしたのかがわかりません。

また無料のサービスではアクセスするサイトや送られてくるメールに広告が表示されるのが一般的です。プライベートで使うのであればそれほど気にならないかもしれませんが、ビジネスで利用するには広告表示は適さないでしょう。無料サービスの利用自体、社内のセキュリティポリシーで禁止されているケースもあります。

法人向け有料サービスを利用するのであれば、これらのデメリットはほとんど解消されます。各社ごとに独自の便利な機能やセキュリティ対策を備えているので、ぜひ比較検討してみてください。

ファイル転送サービスとオンラインストレージの違い

ファイル転送サービスとよく比べられるサービスに、オンラインストレージサービスがあります。

オンラインストレージはファイルをクラウドにアップロードし、共有URLを発行して相手に知らせるといった方法で、ファイル転送サービスと似た使い方ができます。ファイル転送サービスとの違いはファイルの共同編集などが可能なこと、その一方で誰がいつファイルにアクセスしたかの管理が複雑になることなどです。

大容量ファイルを共有するためにオンラインストレージサービスを利用するのもひとつの方法です。ただ、オンラインストレージは、どちらかといえば同じ社内などいつも頻繁にファイルのやりとりや共同での作業をする複数の者同士でファイルを共有するための仕組みです。外部のさまざまな担当者にファイルを送信する機会が多いという場合には、ファイル転送サービスのほうが使いやすく、業務にマッチしているでしょう。

ビジネスで大容量ファイルを安全に送りたいという場合は、法人向け有料のファイル転送サービスを活用するのがおすすめです。「メールdeファイル」について詳しく知りたい方は、こちらのページもぜひ参照してください。