メール誤送信を防ぐことは企業にとってリスク回避のための大きな課題です。一方で、もしも誤送信が発生してしまったらどう対応するかを考えておくこともリスク管理のひとつとして重要です。メールを誤送信したときのお詫びの仕方と、再発防止策について解説します。

メールを誤送信した際には迅速な対応が求められる

ビジネスにおけるメールの誤送信は、時に企業の信用に関わる重大な過失となってしまいます。メール誤送信によって個人情報や機密情報の流失・漏えいが起こると自社のみならず顧客や他社にまで迷惑・被害が及び、単なるケアレスミスでは済まされない事態に発展する可能性があります。

そのため誤送信したことが判明した場合はすみやかに社内の上長やセキュリティ担当者に報告し、誤送信した相手へもできるだけ早く連絡を取って謝罪することが求められます。内容によってはそれ以上の善後策を講じることになりますが、まずはお詫びをするなどの対応を迅速に行うことが大切です。

メールを誤送信した相手へお詫びの仕方

誤送信したことがわかったら、ただちにメールを送ってしまった相手に連絡を取りましょう。その際はメールではなくまず電話をかけることを優先するべきです。というのもすぐに電話をすれば相手がまだメールを開封していない可能性があり、そのまま削除してもらうよう依頼できるからです。口頭で伝える電話のほうが礼儀にもかなっており、誠意も伝わりやすいでしょう。

電話が繋がらなかった場合には、謝罪のメールを送りましょう。メールでは謝罪と誤送信に至った簡単な経緯、メール削除の依頼、今後の対策についての4つのポイントを伝えます。以下に宛先を間違えた場合のお詫びメールの文例を挙げておきます。

件名：誤送信のお詫び

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、私の確認不足により宛先を誤って入力して送信してしまいました。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

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送信日時：2021/05/10/14：00
差出人：〇〇〇〇
件名：お問い合わせ製品のご案内
（添付ファイル有り）
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なお勝手なお願いではございますが、当該メールと添付ファイルを開封せずに削除して頂けますと幸いです。

今後は同様のミスが起きないよう、メール送信前の確認を一層厳しく行って参ります。

何卒ご容赦頂けますよう重ねてお願い申し上げます。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

（署名）

お詫びだけでは済まない？ メール誤送信の対応

もし誤送信先が少数ではなく、たとえば100人以上に一斉送信していた場合などはすべての相手に電話をするのは難しく、メールを送信したほうが迅速で現実的な対処になることもあります。

また、顧客リストなど多くの人の個人情報を誤送信してしまった場合には、そのリストに記載されている人にも報告と謝罪をしなければなりません。情報の内容と漏えいの規模によっては賠償金を支払うという対応も考えることになるでしょう。

2020年7月、政府の個人情報保護委員会により、企業で発生した不正アクセスによる情報流出事案については、被害者や関係当局への通知を義務化することが決定されました。これは2020年6月に改正が決まった「改正個人情報保護法」の内容を根拠としたものです。施行は2022年春とされており、違反時は最高1億円の罰金が科せられるとされています。

上記はあくまで、「サイバー攻撃などの不正アクセス」によって情報漏えいが起きた場合です。しかし、誤送信が原因で情報漏えいが起きた場合もこれに準じる形で、会社として情報が漏えいした事実と経緯を開示し、公的な謝罪をするなどの対処が求められる可能性があります。

メール誤送信の再発防止策

メール誤送信の再発を防止するには、第三者のチェックを通す、もしくはツールなどを活用してシステムによるチェックを行うなどの方法があげられます。

第三者のチェックは上司などにも必ず同報メールを送る、あるいは上司に事前に確認してもらったうえで送信するといった方法が考えられます。ただ、この方法では同報メールを送り忘れたり、上司に確認し忘れたりしてしまうケースもあります。

誤送信を防止するための機能を備えたファイル転送サービス「メールdeファイル」であれば、送信保留設定をすると、メールの内容をチェックして「送信確定」をするまでメールが送信されることはありません。そのため、誤送信防止策として高い効果が期待できます。その上で添付ファイルを自動分離してサーバーにアップロードするための機能も搭載しており、安全にファイルを受け渡すことができます。

メールの誤送信は、ケースによっては企業に重大な損害をもたらしかねません。しかしヒューマンエラーの要素が大きく、完全に防ぐのが難しいミスでもあります。起こしてしまった場合は迅速に対応し、再発防止に努めましょう。

誤送信防止機能を搭載し、簡単・安全・安心に大容量ファイルを送受信できる「メールdeファイル」について詳しく知りたい方は、ぜひメールdeファイルのご案内をご一読ください。